Gestão à Vista: Dê visibilidade aos seus indicadores

Gestão à vista é uma ferramenta de administração que coloca informações e indicadores à disposição de todos os funcionários. Seu objetivo principal é permitir um entendimento rápido do que está ocorrendo na empresa. Esta abordagem ajuda na tomada de decisões e permite que todos tenham uma visão do desempenho do seu setor e da organização como um todo. A Gestão à vista oferece informações de forma simples e acessível, de modo que facilite o trabalho orientado por metas.

Os mercados mudam rapidamente, assim como as motivações por trás das decisões. Isso obriga os gestores a adaptarem as suas ações constantemente. No entanto, sem informações atualizadas dos indicadores mais importantes, qualquer tomada de decisão estará incorrendo em erro.

Já se foram os dias em que decisões tinham que ser tomadas com base puramente no ‘instinto’. Equipes que monitoram seu desempenho diariamente conseguem visualizar os resultados dos seus esforços. O uso de dashboards mantém todos focados nos objetivos e incentiva o uso de uma abordagem factual para a tomada de decisões. É preciso ter em mente que não se deve esconder os resultados negativos quando uma meta não for atingida. A detecção de algo fora do normal é esperada e essencial para que se possa corrigir os problemas.

Quais informações compartilhar e qual a melhor forma de fazê-lo variam de acordo com cada organização. A empresa pode utilizar plataformas manuais (como quadros e cartões) ou digitais, como painéis, monitores ou dashboards.

Utilizar ferramentas visuais para monitorar o status de um processo não é uma ideia nova. O método Kanban foi desenvolvido no japão nos anos 40 e utiliza quadros e cartões coloridos para informar de forma visual o andamento dos fluxos de produção. Estes quadros e painéis estrategicamente posicionados aliam facilidade de operação a um maior controle da produção. Por isso, o Kanban é até hoje um dos métodos de gestão à vista mais utilizados. Atualmente existem versões eletrônicas que substituem os cartões coloridos por códigos de barra.

exemplo de quadro de kanban manual
Exemplo de quadro de Kanban manual

Visão do negócio para toda a empresa

A ideia de usar painéis informativos eletrônicos surgiu nos anos 80, mas a tecnologia da época não fornecia a confiabilidade e velocidade necessárias para operações desse tipo. Foi somente no final dos anos 90 que o uso de KPIs e de sistemas gerenciais como o Balanced Scorecard (BSC) deram início à popularização dos painéis digitais.

Desenvolvido nos anos 90, o Balanced Scorecard (também conhecido como Indicadores Balanceados de Desempenho) é uma ferramenta de gestão para acompanhamento de decisões baseadas em indicadores. O BSC utiliza a gestão à vista para visualizar de forma clara em qual projeto pode ser necessário alocar recursos (humanos, financeiros ou materiais). Os componentes de um painel de BSC são qualitativos e normativos, sempre relacionados às necessidade estratégicas críticas do negócio.

Atualmente, dashboards eletrônicos são uma parte importante dos sistemas de gerenciamento de performance. É cada vez mais comum a utilização de grandes monitores ou TVs que, além de métricas e KPIs, exibem informações estratégicas e comunicados da empresa. O uso desses dashboards compartilhados ajuda a promover a transparência em todos os níveis organizacionais. Quando funcionários, gestores e executivos acompanham as mesmas métricas, toda a empresa trabalha em torno das mesmas prioridades. Isso evita que os colaboradores fiquem restritos às suas ‘bolhas’, recebendo informações somente da sua equipe. Além disso, leva a todos os departamentos uma noção do impacto que cada meta tem no resultado final.

Gestão à vista e visualização de dados

No mundo do Big Data, ferramentas de visualização de dados são essenciais para analisar grandes quantidades de informações e tomar decisões baseadas em dados. Com o uso de dashboards é possível representar estes dados graficamente. Utilizando elementos visuais como gráficos, tabelas e mapas, fica mais fácil visualizar e identificar tendências, aberrações e padrões nos dados. Uma boa ferramenta de visualização remove o ruído dos dados e destaca as informações úteis.

As ferramentas de visualização de dados atuais vão muito além dos tradicionais gráficos de barra e gráficos de pizza que criamos no Excel. Os softwares de hoje exibem as informações de formas sofisticadas como infográficos, medidores, mapas geográficos, mapas de calor e ainda podem admitir interatividade, permitindo que o usuário manipule os dados para análise.

Os softwares de Business Intelligence utilizam estas formas de visualização para gerar automaticamente dashboards e painéis que monitoram indicadores críticos de desempenho. Diversos departamentos podem implementar estes dashboards para monitorar as suas ações. Um time de marketing, por exemplo, pode acompanhar em tempo real o desempenho das suas campanhas, registrando cada clique e conversão. O painel de uma indústria pode exibir dados relacionados à produtividade, como o número de peças produzidas ou a quantidade de defeitos por hora. Da mesma forma, o dashboard de um departamento de RH pode mostrar indicadores sobre a quantidade de afastamentos,  quanto tempo uma vaga leva para ser preenchida ou o custo de um processo seletivo.

Personalizando seu dashboard

Os painéis mais impressionantes são aqueles integrados harmoniosamente ao ambiente, tanto no design quanto no posicionamento. Um painel com um bom layout pode mudar a forma como as pessoas tomam decisões. Antes de incluir uma métrica em um dashboard, pergunte-se se ela tem um impacto direto nas atividades da equipe. Tenha em mente que os dados exibidos devem ter alguma relação entre si:

  • As informações mais importantes devem ficar na parte superior.
  • Métricas relacionadas devem ser agrupadas.
  • Métricas que devem ser comparadas devem estar próximas.
um dashboard de gestão à vista facilita a visualização das informações

Menos é mais

Um layout simples e conciso facilita o entendimento das informações. Um dado não precisa aparecer no dashboard apenas por que ele está disponível. É importante destacar apenas as métricas que tenham uma real influência na tomada de decisões.

Monitorar a saúde do negócio envolve acompanhar inúmeras métricas. Geralmente a quantidade de indicadores importantes é grande demais para caber em um único dashboard. Por isso, não se pode ter apenas uma tela exibindo-os. Se a sua empresa já utiliza alguma forma de gestão à vista, você sabe que ter (pelo menos) um painel exclusivo para cada setor é um dos elementos mais importantes para o sucesso da metodologia. Estes painéis devem estar organizados de forma que o acesso aos dados seja o mais fácil possível.

O seu dashboard pode ficar lindo naquele monitor ou TV acima do cacto no canto do escritório. Infelizmente, o cacto não contribui muito para o resultado final da empresa. É essencial que as telas com seu dashboard estejam localizadas próximas ao time que precisa das informações. Talvez seja melhor instalar diversas telas espalhadas pelo escritório ou, no caso de espaços menores, colocar diversos dashboards em rotação em uma tela instalada estrategicamente. É importante ainda lembrar que estes equipamentos tem o objetivo de orientar o desempenho, não de desviar a atenção. Eles devem ser posicionados em um local onde sejam pertinentes, sem, no entanto, causar distrações.

Um painel adequado estimula ações e mudanças de comportamento. Para isto, é preciso um planejamento com objetivos claros e um público alvo bem definido. É necessário entender quem vai utilizar os dashboards e de que forma vai fazê-lo. O que as pessoas estarão fazendo enquanto consultam os monitores? A que distância elas estarão? Elas terão tempo para analisar dados detalhados ou precisam de informações mais diretas? Um CEO vai preferir um painel com gráficos simples, focados em resultados, enquanto um analista de processos irá exigir dados mais completos e visualizações sofisticadas. Executivos necessitam de informações que sejam acessíveis, precisas e fáceis de entender, enquanto um time de vendas precisa de informações atualizadas sobre o seu desempenho apresentadas de forma que lhes permita aproveitar oportunidades.

Pergunte-se: “que problema estou tentando resolver?” A resposta vai apontar quais as métricas e KPIs que precisam ser acompanhadas. Identificar corretamente estes parâmetros permite entender os objetivos se pretende atingir.

Melhoria Contínua

Além de reforçar os valores da organização e incentivar a transparência, a gestão à vista traz vantagens também para o dia a dia da empresa. Ela ajuda a direcionar os esforços da equipe e dá assistência à tomada de decisões. Além disso,
os painéis fomentam uma competição sadia entre os colaboradores. Ao ver a própria performance destacada em um painel, as pessoas instintivamente se empenham para melhorá-la.

Uma das mais famosas frases de Peter Drucker, guru da administração moderna, diz “algo que não é medido não pode ser melhorado” (“if you can’t measure it, you can’t improve it”). Um sistema de gestão à vista consiste justamente em medir o desempenho da organização para que se possa melhorá-lo. Mais do que isso, ele dá visibilidade e clareza a esses dados. É possível identificar exatamente o que está acontecendo com cada aspecto do negócio, o que facilita o seu gerenciamento.

Grande parte do tempo dos gestores é investida na criação de um planejamento para a sua organização. Contudo, este é apenas o primeiro passo para o sucesso. O passo seguinte é certificar-se de que o desempenho da empresa está dentro deste planejamento. Esta verificação custa incontáveis horas de gestores e analistas para acessar sistemas gerenciais e obter análises e relatórios. Um painel de gestão à vista supre exatamente esta necessidade: exibir automaticamente o relatório mais atualizado comparando os resultados atuais com o planejado (e economizando muitas horas de trabalho de toda a equipe).

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