Como estruturar a comunicação interna na sua empresa

A importância da estrutura da comunicação interna das empresas

A importância da estrutura da comunicação interna das empresas

Poucas coisas podem prejudicar tanto uma empresa quanto os ruídos na comunicação interna. Chama-se de ruído qualquer elemento que interfira no diálogo entre os colaboradores, impedindo que a mensagem seja captada. Para evitar esse tipo de problema, é essencial que os empreendimentos contem com um plano de comunicação interna.

Esse plano vai organizar e sistematizar algo que já acontece de forma espontânea dentro da organização. Afinal, os diálogos sobre assuntos de trabalho fazem parte do dia a dia de qualquer empresa. O objetivo é tornar essas conversas mais eficientes, diminuir o tempo e aumentar a produtividade.

Veja a seguir quais são os passos para elaborar o plano de comunicação interna:

  • Diagnóstico

A primeira etapa consiste em um levantamento das necessidades da empresa e de seu panorama. Para isso, é essencial conversar com os colaboradores, para saber como eles enxergam a instituição, quais são as expectativas para o futuro, o que eles têm a dizer sobre o tempo que já passaram ali e quais são os principais problemas internos que eles identificam.

O responsável por estruturar essa comunicação pode conversar individualmente com cada colaborador ou elaborar um formulário e dar um tempo para que eles respondam.

Outro ponto importante do diagnóstico é avaliar se a cultura organizacional também está sendo considerada nos procedimentos internos. Por exemplo: se a sustentabilidade é um dos pilares da empresa, verifique se ela é praticada no ambiente interno, com papéis reciclados e canecas ao invés de copos plásticos e com a separação do lixo.

  • Organização do plano

Feito o diagnóstico, você terá identificado os pontos fortes e fracos da comunicação e da política da empresa como um todo. Coloque isso no papel para começar a montar o plano. Partindo dos objetivos específicos que o empreendimento precisa alcançar com ele.

Na etapa da organização, você precisa determinar quais são os públicos para os quais a comunicação será dirigida e as suas características. E lembre-se: A mensagem precisa ser o mais objetiva possível e sempre muito transparente!

  • Escolha de ferramentas

Para colocar em prática o plano de comunicação, verifique quais são as ferramentas disponíveis na empresa e que você poderá utilizar. Sempre pensando em qual será mais eficiente de acordo com a mensagem e, principalmente, com o público. A comunicação pode ser oral, escrita ou audiovisual, dependendo de cada contexto.

Dentre as principais ferramentas, destacam-se:

Reuniões: são eficientes quando a equipe não é muito grande e para passar uma informação de imediato para todos. É interessante usar esse recurso em casos mais importantes, para que o excesso de reuniões não se torne cansativo.

Manual de acolhimento: material que apresenta a empresa e seus procedimentos para integrar novos colaboradores.

Caixa de sugestões: ótima alternativa para incentivar a participação da equipe.

E-mail: ferramenta que se adéqua a empresas de todos os portes e deixa as conversas registradas, evitando confusões.

Jornal da empresa: ótima plataforma para divulgar notícias de diferentes temáticas que cercam a empresa. O jornal pode ser enviado para a casa do colaborador e fomenta o espírito de integração.

TV Corporativa: Ótima opção para os mais variados perfis de empresas. De fácil implementação e gestão simplificada, destaca-se das demais por ter forte apelo visual através da utilização de recursos visuais como o vídeo, apresentar alto índice de eficiência de informação e aderência, maior segmentação de conteúdo, acessível à todos os setores, escalabilidade de informações, sustentabilidade por não exigir confecção e elaboração de materiais gráficos, possibilita ações de alinhamento e engajamento de equipe e também possibilita treinamentos remotos.

Uma TV Corporativa bem utilizada, é sinônimo de uma Comunicação Interna eficiente. Se você ainda não está convencido que a TV corporativa é a melhor opção para a comunicação da sua empresa, visite nosso site e entre em contato conosco para conversarmos sobre seu projeto.

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